Кожна компанія, яка дбає про розвиток своєї справи, повинна приділяти багато уваги всім речам, які формують її імідж. Одним з основних елементів є офіс. Це своєрідна візитівка компанії, адже сюди приходять клієнти та ділові партнери. Враження, яке справить на них інтер’єр приміщення та досвід перебування тут, сформує їх думку про ваш бізнес загалом. Ресепшн (Ресепшин) – одна з ключових деталей офісу, яка першою потрапляє на очі кожному відвідувачу, і тому до її облаштування потрібно підійти відповідально та зважено. Розглянемо, на що звернути увагу при організації стійки ресепшн.
Оптимізація роботи ресепшина
Кожному керівнику компанії хочеться, щоб стійка ресепшн справляла приємне враження, а для цього вона повинна бути не лише гарною, а й функціональною. Рецепшн (Рецепшин) для клієнтів – це місце, де можна отримати інформацію та відповіді на всі питання, пов’язані з роботою компанії. Щоб адміністратор міг виконати цю задачу, його робоче місце має бути правильно організованим:
- все необхідні засоби: комп’ютер, телефон, папір, ручка – повинні бути під руками, щоб не доводилося здійснювати зайвих рухів, щоб ними скористатися. Це підвищить продуктивність праці і скоротить час очікування клієнта.
- в зоні ресепшн має бути хороший сигнал мобільних телефонних мереж та Wi-Fi, щоб працівник та відвідувачі завжди були на зв’язку та мали змогу швидко отримувати та надсилати інформацію.
- якщо адміністратор, крім приймання відвідувачів, виконує інші функції і не завжди перебуває біля стійки, потрібно подбати про те, щоб він отримував інформацію, якщо хтось його очікує. Це може бути автоматичний сигнал при відчиненні дверей або дзвінок виклику, розташований на стійці.
- якщо потік відвідувачів великий, потрібно подбати про їх комфорт під час очікування в черзі. Розмістити інформаційні таблички та схеми з відповідями на часті прості питання, як-от пароль до мережі Wi-Fi чи розташування кабінетів та відділів.
Оформлення ресепшина
Окремо варто звернути увагу на візуальне оформлення стійки ресепшн:
- розміри стійки повинні відповідати розмірам приміщення. Занадто велика в маленькому офісі буде громіздкою і недоречною. І навпаки, маленький ресепшн у просторому приміщенні не буде одразу помітний і його доведеться шукати очима, що не дуже зручно для клієнта.
- стійка повинна стилістично вписуватися в інтер’єр приміщення.
- висота стійки має бути комфортною для роботи працівника та клієнта. Відвідувач повинен бачити адміністратора, коли він сидить на робочому місці, і ніщо не має заважати встановити зоровий контакт.
- для захисту працівника від вірусів можна обладнати стійку прозорим захисним екраном, проте він приглушує також звук голосу і не дозволяє комфортно спілкуватися.