Каждая компания, заботящаяся о развитии своего дела, должна уделять много внимания всем вещам, которые формируют ее имидж. Одним из основных элементов является офис. Это своеобразная визитная карточка компании, ведь сюда приходят клиенты и деловые партнеры. Впечатление, которое произведет на них интерьер помещения и опыт пребывания здесь, сформирует их мнение о вашем бизнесе в целом. Ресепшн (Ресепшин) – одна из ключевых деталей офиса, которая первой попадается на глаза каждому посетителю, и поэтому к ее обустройству нужно подойти ответственно и взвешенно. Рассмотрим, на что обратить внимание при организации стойки ресепшна.
Оптимизация работы ресепшина
Каждому руководителю компании хочется, чтобы стойка ресепшн производила приятное впечатление, а для этого она должна быть не только красивой, но и функциональной. Рецепшн (Рецепшин) для клиентов – это место, где можно получить информацию и ответы на все вопросы, связанные с работой компании. Чтобы администратор мог выполнить эту задачу, его рабочее место должно быть правильно организовано:
- все необходимые средства: компьютер, телефон, бумага, ручка – должны быть под руками, чтобы не приходилось совершать лишних движений, чтобы ими воспользоваться. Это повысит производительность труда и сократит время ожидания клиента.
- в зоне ресепшн должен быть хороший сигнал мобильных телефонных сетей и Wi-Fi, чтобы работник и посетители всегда были на связи и могли быстро получать и отправлять информацию.
- если администратор, кроме приема посетителей, выполняет другие функции и не всегда находится у стойки, нужно позаботиться о том, чтобы он получал информацию, если кто-то его ждет. Это может быть автоматический сигнал при открытии двери или звонок, расположенный на стойке.
- если поток посетителей большой, нужно позаботиться об их комфорте во время ожидания в очереди. Разместить информационные таблички и схемы с ответами на частые простые вопросы, например пароль к сети Wi-Fi или расположение кабинетов и отделов.
Оформление ресепшина
Отдельно стоит обратить внимание на визуальное оформление стойки ресепшн:
- размеры стойки должны соответствовать размерам помещения. Слишком большая в маленьком офисе будет громоздкой и неуместной. И наоборот, маленький ресепшн в просторном помещении не будет сразу заметен и его придется искать глазами, что не очень удобно для клиента.
- стойка должна стилистически вписываться в интерьер помещения.
- высота стойки должна быть удобной для работы работника и клиента. Посетитель должен видеть администратора, когда он сидит на рабочем месте, и ничто не должно мешает установить зрительный контакт.